In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Human Company houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Tevens zijn wij ISO27001 gecertificeerd.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy policy;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, uw uitdrukkelijke toestemming daaraan ten grondslag ligt of de wet ons hiertoe verplicht;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Human Company zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (verzamelen, wijzigen, vernietigen van uw persoonsgegevens). Wij beschikken hiervoor over een gegevensverwerkingsadministratie.

Al onze adviseurs zijn verbonden aan het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) en houden zich aan de Beroepscode van het NIP 2015 en de Algemene Standaard Testgebruik 2017. Deze zijn in te zien en te downloaden op de website van het NIP: www.psynip.nl

Indien u na het doornemen van ons privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Welke gegevens worden verwerkt en waarom?

Wij verwerken gegevens van deelnemers, (potentiële) opdrachtgevers en leveranciers. Het betreft:

• Voor alle hierboven staande partijen: NAW gegevens, e-mailadres, geslacht
• Voor deelnemers verwerken wij tevens: geboortedatum, opleidingsniveau, gegevens omtrent het arbeidsverleden en de beoogde functie, antwoorden op testen en vragenlijsten en de resultaten daarvan.

Human Company heeft uw gegevens nodig voor verschillende doeleinden. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om uw gegevens te verwerken om tot een goede afhandeling van onze opdrachten te kunnen komen.
Redenen om uw gegevens te verwerken omvatten de volgende:

Voor alle partijen
Wij verwerken uw gegevens voor administratieve doeleinden, communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen.

Voor deelnemers
Alle antwoorden op testen en vragenlijsten die deelnemers bij Human Company voorgelegd krijgen, worden verzameld om een profiel van de deelnemers op te maken als hulpmiddel bij psychologische onderzoeksvraagstellingen.

Persoonsgegevens worden ook gebruikt om unieke gebruikers aan te maken in testsystemen en om de juiste normen te kunnen gebruiken.

Bij psychologische keuringen die in het kader van wetgeving moeten worden afgenomen, worden dossiergegevens en eerdere onderzoeksgegevens- en resultaten ook conform de wettelijke verplichting verwerkt (zie ook: Toelichting op wettelijke psychologische keuringen).

Testgegevens die van u worden verzameld worden aan uw dossier toegevoegd.

Testgegevens die digitaal van u worden verzameld met testbatterijen die eigendom zijn van Human Company, worden tevens gebruikt om normgroepen te creëren, danwel te verbeteren. Ook voor de opmaak van eerdergenoemde groepsrapportages kunnen deze testgegevens worden gebruikt. Tot uw identiteit herleidbare gegevens zijn voor het bovengenoemde niet nodig. Deze gegevens worden derhalve in dit kader niet verwerkt.

Testgegevens die digitaal van u worden verkregen met online portals van externe testleveranciers worden door ons maximaal 1 jaar bewaard op onze servers, waarna deze worden verwijderd. Om de privacy van uw gegevens afdoende te waarborgen heeft Human Company met al onze leveranciers een gegevensverwerkingsovereenkomst afgesloten, waarin een voldoende zorgvuldige omgang met uw persoonlijke gegevens (waaronder testgegevens) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt gegarandeerd.

Voor opdrachtgevers
Wij verwerken uw gegevens om de relatie met u te onderhouden, het opmaken van een offerte, het uitvoering geven aan een opdracht of het verzenden van een factuur.

Voor leveranciers
Wij verwerken uw gegevens na het uitgeven van een opdracht.

Welke bewaartermijnen worden gehanteerd?

Human Company bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, danwel op grond van de wet vereist is.

Hieronder vindt u de bewaartermijnen van persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en diensten.

• Voor zover persoonsgegevens betrokken zijn bij de fiscale bewaarplicht: 7 jaar.
• Psychologische rapportages en individuele onderzoeks- en dossiergegevens: 1 jaar of zoveel langer als met de opdrachtgever overeen is gekomen of wettelijk verplicht is (zie ook: wettelijke psychologische keuringen).
  De reden van de gestelde minimale bewaartermijn van 1 jaar bestaat om de deelnemer desgewenst in zijn of haar recht tot dossierinzage of een klacht en/of bezwaarprocedure te kunnen voorzien. Een langere termijn die met een opdrachtgever is overeengekomen kan nodig zijn voor de opmaak van groepsrapportages.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Human Company van uw gegevens kennis kunnen nemen (waaronder ook het professioneel oordeel van de adviseur), hebben een geheimhoudingsplicht. Deze geheimhouding blijft ook na het beëindigen van de werkzaamheden bestaan.
• Onze kantoorautomatisering wordt beheerd door een externe partij, welke ISO27001 gecertificeerd is.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid en waar mogelijk 2-factorauthenticatie op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Verstrekken wij uw gegevens aan derden?

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving
• Online tests
• Administratieve systemen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers-overeenkomst hebben afgesloten. In een verwerkersovereenkomst maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen conform de eerdergenoemde AVG.

Psychologische rapportages en onderzoeksbevindingen worden slechts gedeeld met de opdrachtgever van het onderzoek na uw schriftelijke toestemming.

Het anderszins delen van persoonsgegevens met derden vindt enkel plaats wanneer Human Company daar van rechtswege of in het kader van een klachtenprocedure bij het NIP toe gedwongen wordt, om fraude/beveiligingskwesties/technische problemen te voorkomen/opsporen/oplossen, of om de belangen/veiligheid van Human Company en/of het publiek te beschermen voor zover in overeenstemming met de wet. Hiervan wordt u altijd (bij voorkeur en indien mogelijk: vooraf) op de hoogte gesteld.

Human Company verkoopt uw gegevens onder geen beding aan derden.

Ten behoeve van research en statistiek gebruikt Human Company gegevens en beoordelingen. Deze worden aan derden getoond in presentaties betreffende normgegevens en statistieken. Human Company zorgt er in dit geval voor dat de gegevens zodanig worden getoond, dat de herkenbaarheid van de persoon daarbij wordt uitgesloten.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Human Company maakt op de website gebruik van Google Analytics-cookies. Cookies zijn kleine, eenvoudige bestandjes die uw computer, tablet of mobiele telefoon ontvangt als u een website bezoekt.
Om uw gegevens te beschermen hebben wij de volgende acties verricht:

• Er is een bewerkersovereenkomst met Google gesloten;
• Het laatste octet van uw IP-adres wordt gemaskeerd;
• ‘Gegevens delen’ is uitgezet;
• Er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met Google Analytics-cookies

Wat zijn uw rechten t.a.v. uw gegevens?

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben.

U heeft het recht zich te beroepen op het Beroepsgeheim van de psycholoog (zoals vastgelegd in de Beroepscode NIP 2015), ook wel het ‘recht op blokkering’ genoemd. Het recht op blokkering kan in bepaalde gevallen verminderd of niet opgaan door een wettelijke regeling (zie ook: wettelijke psychologische keuringen). In dat geval wordt u daarover vooraf door de verantwoordelijke van het onderzoek geïnformeerd. In alle gevallen behoudt u zich het recht voor een rapportage aan een opdrachtgever ter inzage aan te bieden onder de voorwaarde dat een commentaarschrift van uw hand, tegelijkertijd met de rapportage of een onderszoeksuitslag, wordt meegezonden. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Toelichting op wettelijke psychologische keuringen

Human Company verricht psychologische keuringen bij personen die een wettelijke veiligheidsfunctie uitoefenen. Om keuringen van personen te mogen uitvoeren is een erkenning vereist vanuit de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), die deze namens de minister verstrekt. (zie ook: https://www.ilent.nl/onderwerpen/keuringsinstituut-personen)

De uitslagen van een keuring kan leiden tot afgifte van een verklaring van veiligheidsgeschiktheid voor een bepaalde of onbepaalde tijd, al dan niet met een beperkende voorwaarde of tijdsrestrictie. Bij periodiek onderzoek na uw aanstellingsonderzoek, worden deze gegevens aan uw al bestaande dossier toegevoegd. Het opgebouwde dossier wordt in dit geval pas na beëindiging van uw werkzaamheden in de betreffende veiligheidsfunctie niet langer bewaard dan normaal het geval is. Een dossier van een aanstellings- of periodieke keuring waarbij een verklaring is afgegeven blijft zo 6 jaar bewaard, na het laatste onderzoeksmoment. Bij wettelijke keuringen is het eerdergenoemde recht op blokkering beperkt. De veiligheidsdeskundige psycholoog is wettelijk verplicht de uitslag van het onderzoek te communiceren aan de opdrachtgever. Nadere onderbouwingen daarvan kunnen overigens wel worden geblokkeerd/gecensureerd.

Vragen, opmerkingen en bezwaren

Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft, schroom dan niet contact met ons op te nemen.

Mogelijk heeft u klachten over – of bezwaren tegen – de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of hebben verwerkt. Daarom nodigen wij u in dat geval uit contact met ons op te nemen om uw klacht of bezwaar aan ons voor te leggen. Meestal kunnen wij in overleg met u tot een passende oplossing komen. Mochten wij het toch niet eens worden, behoudt u te allen tijde het recht om u te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de wettelijke toezichthouder wat betreft privacybescherming.

Contactgegevens

Human Company B.V.
Stationsplein 89
3818 LE Amersfoort
033-4226600
info@humancompany.nl